کار حسابداری و مالی برای هر شرکتی حائز اهمیت است و امروزه شرکت ها برای تسریع کار حسابداران، کاهش خطا در ثبت حسابداری، تنظیم راحت‌تر گزارش‌های قانونی و تحلیل دقیق‌تر شرایط مالی کسبوکار، نیازمند استفاده از نرم افزار حسابداری هستند. در نگاه اول ممکن است به نظر برسد که تمام نرم افزار حسابداری تقریبا یکسان است اما در این مقاله قصد داریم ۱۰ ویژگی اساسی که نرم افزارهای حسابداری می‌بایست داشته باشد تا رضایت ذی‌نفعان آن کسبوکار را به ارمغان آورد، بررسی کنیم.
ویژگی نرم افزار حسابداری
ارائه گزارش‌های تحلیلی و کاربردی؛
اطلاعات یکی از مهمترین ابزار در محیط کسب و کار امروز است. به همین منظور هر نرم افزار حسابداری که شما ارزیابی می کنید باید دارای قابلیت گزارش و تحلیل قوی باشد. مدیران با تکیه بر این اطلاعات می توانند آگاهانه‌تر تصمیم بگیرند. بررسی‌ها نشان می‌دهد، بیش از ۷۰درصد کسب‌وکارها در دو سال نخست تاسیس، به‌دلیل عدم‌دسترسی به اطلاعات کافی و عدم تحلیل صحیح آن‌ها، شکست می‌خورند. استفاده از یک نرم افزار حسابداری مناسب که بتواند گزارش‌های مورد نیاز شما را ارائه دهد، سبب رشد و پیشرفت کسب و کار شما می‌شود. استفاده از نرم افزارحسابداری باید کمک کند تا حسابداران و مدیران مالی، گزارش‌هایی دقیق‌تر ارائه دهند.
ویژگی‌های بصری (گرافیکی) مناسب؛
استفاده از ویژگی‌های بصری مانند ارائه‌ی نمودارها و گزارش‌هایی که جذابیت بصری دارد، سبب ارائه‌ی مناسب‌تر تحلیل حسابداران می‌شود. گزارش‌هایی که در قالب گرافیک، نمودار و تصویری مناسبی به مدیران ارائه می‌شوند، یک ابزار قدرتمندی است که می‌توانند به درک شفاف‌تر از وضعیت کسبوکار کمک کنند و در نتیجه ارتباط بین حسابداران و مدیران مالی با مدیران ارشد سازمان تسهیل می‌شود.
یکپارچگی؛
برای بسیاری از کسب و کارها صرفا ثبت سند حسابداری و انجام امور مالی ساده کافی نیست. سازمان‌ها فعالیت‌های متعددی از جمله کنترل عملیات چک، کنترل حساب‌های بانکی، انبارداری، خرید از تامین‌کنندگان،مدیریت فروش، محاسبه حقوق پرسنل و… دارند؛ تمامی اطلاعات گفته شده، درنهایت تبدیل به موجودی‌های مالی سازمان می‌شوند. یکپارچگی سیستم حسابداری به سازمان کمک می‌کند، اطلاعات به‌شکل منسجمی ثبت شوند؛ در نتیجه، دوباره‌کاری پیش نمی‌آید و تجمیع اطلاعات به‌شکل سازمان‌یافته در دسترس خواهد بود.
به‌روز بودن؛
استفاده از نرم افزار حسابداری به روز می تواند بسیار سودمند و مهم باشد. قوانین مالیاتی و استانداردهای حسابداری شیوه های مالی در طول زمان تغییر می کنند، بنابراین شرکت ارائه‌دهنده‌ی نرم افزار باید به‌قدری توانایی داشته باشد که به‌سرعت تغییرات را در سیستم ایجاد کند و حسابدار نگرانی بابت تغییرات قوانین و مقررات نداشته باشد. سازگاری با تغییرات قانونی، استانداردها و شیوه های مالی از واجبات نرم افزارحسابداری است.
سازگاری با کسبوکار؛
هر کسبوکار با توجه به زمینه‌ی فعالیت در حوزه‌های مختلف، از جمله بازرگانی، خدماتی و… نیازمند راه‌حل ویژه‌ی آن کسبوکار است؛ نرم افزارهای حسابداری نیز از این قاعده مستثنا نیستند. یک نرم افزار حسابداری خوب باید بتواند با کسب و کار یک شرکت مطابقت داشته باشد. برای نمونه، یک شرکت فعال در حوزه‌ی پیمانکاری نیازمند نرم افزاری است که بتواند موضوعات مهم این حوزه مانند قراردادها و پروژه‌ها را به‌لحاظ مالی مدیریت کند.
تضمین امنیت اطلاعات مالی
از مهمترین اطلاعات موجود در یک سازمان، اطلاعات مالی آن سازمان است، عدم ثبت اطلاعات مالی یا از بین رفتن اطلاعات یا سوء استفاده از این اطلاعات می‌تواند آسیب‌های جدی نظیر از بین رفتن زمان، پول و… به سازمان وارد کند و اگر خسارات به اندازه کافی بزرگ باشد می تواند باعث منحل سازمان شود. حساسیت نسبت به امنیت اطلاعات از موارد کلیدی در تهیه‌ی نرم افزار است؛ در این مسیر، شرکت ارائه دهنده‌ی نرم افزار با توجه به تعداد مشتریان، رضایت مشتریانش و اعتبار شرکت ارائه‌دهنده در بازار می‌تواند از امنیت اطلاعات مالی، به حسابداران اطمینان دهد.
گسترش‌پذیری؛
کسب و کار شما ممکن است در آینده رشد کند و تراکنش های مالی شما افزایش یابد و شما به ماژورهای بیشتری نیازمند شوید. اگر نرم افزاری انتخاب شود که تنها پاسخ‌گوی وضعیت کنونی کسبوکار باشد، در آینده‌ی نزدیک این نرم افزار به‌دلیل ناسازگاری با رشد سازمان، کنار گذاشته می‌شود. بنابراین باید ارائه‌دهنده‌ی نرم افزاری را انتخاب کرد که با سبد محصولی مناسب، پاسخ‌گوی سازمان شما در گذر زمان باشد و حسابداران بتوانند از قابلیت های مختلف محصول استفاده کنند و با توسعه‌ی کسبوکار نگرانی برای تغییر نرم افزار نداشته باشند.
پشتیبانی فنی و خدمات پس از فروش با کیفیت؛
پشتیبانی و خدمات پس از فروشی که حسابداران بتوانند به آن اعتماد کنند، از ارزشمندترین اهداف شرکت‌های نرم افزاری است. خریداران نرم افزار باید اطمینان داشته باشند که هر زمان که بخواهند می توانند مسائلشان را برطرف بکنند و کارشناسان پشتیبانی آن نرم افزار، باید پاسخ‌گویی و رفع مسئله مشتری را مهمترین مسوولیت‌شان بدانند. وجود خدمات متنوعی هم‌چون، پاسخ‌گویی تلفنی، پاسخ‌گویی آنلاین و آفلاین، تلفن گویا، مراجعه‌ی حضوری، تجیهزات مناسب آموزشی و… همگی از خدماتی هستند که با کیفیت مناسب توسط سازمان تولید کننده‌ی نرم افزار می‌بایست ارائه شوند.
سادگی و کاربرپسند بودن
از بزرگ‌ترین عوامل موفقیت شرکتی تولید نرم افزاری کاربرپسند و ساده است. نرم افزارهای حسابداری هم از این قاعده مستثنا نیستند. حسابدار باید بتواند به‌راحتی نرم افزار را فرابگیرد و به‌سرعت بتواند از آن بهره ببرد. سادگی و در عین حال کاربردی بودن نرم‌ا فزار، یکی از ویژگی های مهمی است که اگر حسابدار به آن دست یابد بهره‌وری کاریش افزایش و تنش‌های کاریش کاهش مییابد.
منبع: https://www.sepidarsystem.com
سپیدار همکاران سیستم، پیشنهاد ما به شماست |