نرم‌افزارهای حسابداری متعددی وجود دارند که طیف گسترده‌ای از انتخاب را در اختیار کاربران قرار میدهند، در این مقاله به مواردی اشاره شده که با استفاده از آن می‌توانید بهترین انتخاب برای پاسخ‌گویی به نیازهای شرکت خود را داشته باشید.
در گذشته، حسابداری فرآیندی مبتنی بر کاغذ بود و معمولا حسابداران از دفاتری قطور استفاده می‌کردند تا بتوانند اطلاعات مالی ضروری کسبوکار را ثبت کنند اما در عصر دیجیتال، حتی کسبوکارهای کوچک نیز می‌توانند از طیف گسترده نرم‌افزارهای حسابداری موجود در بازار استفاده کنند. این طیف گسترده نرم افزارهای حسابداری، نه تنها خطاهای انسانی در محاسبات را کاهش میدهند بلکه می‌توانند منبع اطلاعات وسیعی باشند که به شکل‌دهی دیدگاه شما از کسبوکار کمک می‌کند؛ از پیش‌بینی میزان تولید و فروش در ماه‌های آتی گرفته تا شناسایی اقلامی که بیش از حد نیاز تولید شده و سرویس‌هایی که کمترین سودآوری را برای کسبوکار شما داشته‌اند و مانند آن. اما در میان انفجاری از ارائه محصولات نرم‌افزاری پیچیده و برنامه‌های آنلاین، یافتن نرم‌افزاری که امکانات آن بیشترین انطباق را با کسبوکار شما داشته باشد می‌تواند به یک چالش تبدیل شود.
«مایک بودیاک»، مدیر سایت «یافتن نرم‌افزار حسابداری» (http: //findaccountingsoftware. com/) معتقد است که این چالش در بسیاری از موارد می‌تواند تفاوت بین کسبوکار سودآور و غیرسودآور را ایجاد کند. این سایت با استفاده از پاسخ‌های شما به سوالات موجود در یک فرم دو صفحه‌ای از نیازهای نرم‌افزاری خود، شما را به فروشندگان مناسب مرتبط می‌کنند.
به منظور انتخاب یک نرم‌افزار مناسب باید درکی مناسب از برخی از اصول حسابداری در کسبوکار خاص خود داشته باشید همچنین دیدگاهی مناسب نسبت به نیازهای حسابداری در کار خود و ارزیابی مناسب از محصولات موجود.
در عصر دیجیتال، طیف گسترده نرم افزارهای حسابداری، نه تنها خطاهای انسانی در محاسبات را کاهش میدهند بلکه می‌توانند منبع اطلاعات وسیعی باشند که به شکل‌دهی دیدگاه شما از کسبوکار کمک می‌کند.
انواع محصولات حسابداری موجود
طیف نرم‌افزارهای موجود برای کسبوکارهای کوچک و متوسط مرتبا درحال رشد است اما در حال حاضر چند دسته کلی برای انتخاب از میان آن‌ها وجود دارد: بسته حقوق و حسابداری برای کسبوکارهای کوچک، برنامه‌های نرم‌افزاری مدیریت کسبوکار، برنامه‌های کاربردی آنلاین تحت وب و نرم‌افزارهای رایگان. در زیر به شرح هر دسته و ذکر نمونه‌هایی از محصولات محبوب در هر گروه می‌پردازیم:
الف) برنامه حقوق و حسابداری برای کسبوکارهای کوچک
بسیاری از محصولات پرفروش در این گروه قرار دارند که از طریق ایجاد ابزارهای حسابداری، گزارشاتی که برای استفاده از اطلاعات مالی خود به آن‌ها نیاز دارید را فراهم می‌کنند که پاسخگوی اغلب نیازهای کسبوکارهای کوچک هستند. از پرفروش‌ترین آن‌ها می‌توان به QuickBooks Intuit اشاره کرد که در ورژن‌های مختلف موجود است و نسخه‌ای از آن را می‌توان در بخش add-ons در فایرفاکس یافت. محصول محبوب دیگر Simply Accountin است که توسط شرکت «سیج» ارائه شده و نرم‌افزاری با یادگیری و استفاده آسان است که ابزارهایی برای افزایش کارایی در معاملات مالی فراهم می‌کند. Peachtree محصول دیگر این شرکت است که هر بسته آن می‌تواند مورد استفاده یک تا چهل کاربر قرار گیرد. دیگر گزینه‌های معروف در این حوزه عبارت‌اند از: Cougar Mountain Software و MYOB Accounting.
ب) نرم‌افزارهای مدیریت کسبوکار
در این گروه نرم‌افزارهایی با قیمت بالا‌تر و امکانات بیشتر قرار می‌گیرد که معمولا شامل دیگر توابع مالی که در پیگیری مناسب کسبوکار نیاز دارید نیز می‌شود مانند کنترل موجودی، مدیریت ارتباط با مشتری (CRM)، صدور صورت‌حساب، خرید و حتی مدیریت منابع سازمانی (ERP). از محبوب‌ترین نرم افزار‌ها در این حوزه می‌توان به netsuite اشاره کرد که هر آنچه را در حوزه مالی بدان نیاز دارید در یک جا گرد آورده است.
ج) برنامه‌های کاربردی آنلاین تحت وب
در سال‌های اخیر گونه جدیدی از اپلیکیشن‌های آنلاین مدیریت مالی مبتنی بر وب پدیدار شده‌اند که همگام با افزایش اطمینان کسب‌و‌کار‌ها به اینکه وب می‌تواند محیط امنی برای آن‌ها باشد محبوبیت این دسته نرم افزار‌ها نیز فزونی یافته است. امروزه شرکت‌ها کاملا با پدیده استفاده از نرمافزارها از طریق رایانش ابری و مزایای آن آشنا هستند و این اطمینان حتی به سطوح بالا‌تر مانند اپلیکشن‌های مالی نیز راه یافته‌است. در این راستا یک گزینه مناسب Quickbooks Online است که Intuit آن را ارائه داده و Peachtree نیز به تازگی به ارائه یک ورژن آنلاین مناسب پرداخته، برخی فروشنده‌ها نیز به ارائه بسته حسابداری آنلاین جامع‌تری می‌پردازند که دارای سایر امکانات در حوزه مدیریت کسبوکار نیز می‌باشد مانند Clarity Accounting، NetBooks و NetSuite.
د) نرم‌افزارهای رایگان
حتی کوچک‌ترین کسب‌و‌کار‌ها نیز باید در مورد استفاده از نرم‌افزارهای رایگان محتاطانه عمل کنند به خصوص زمانی‌که این برنامه‌ها با اطلاعات مالی آن‌ها سروکار دارند، انواع زیادی از این نرم‌افزارهای رایگان وجود دارند اما QuickBook بهترین گزینه برای شرکت‌های در حال توسعه است چرا که به راحتی می‌توان استفادهٔ خود را از حالت رایگان که تنها توانایی رسیدگی به حساب ۲۰ مشتری را داراست به ورژن غیر رایگان آنکه ۱۰۰۰۰ مشتری را پوشش می‌دهد، ارتقا داد.
نیازهای حسابداری خود را بشناسید
نخستین گام در انتخاب نرم افزار حسابداری این است که به آنالیز مناسب نیازهای مدیریتی و مالی خود بپردازید. در این راستا باید به سوالات واضح و سوالاتی که شمارا به فکر وا می‌دارد پاسخ دهید، برنامه‌ریزی و صرف زمان مناسب در این مرحله باعث می‌شود به این زودی نیازی به تغییر نرم‌افزار خود نداشته باشید.
چه چیزهایی باید در مورد کسبوکار خود بدانید؟
قبل از هر چیز باید مطمئن شوید که سواد مالی شما در حد مطلوبی قرار دارد، چرا که بسیاری این تصور اشتباه را دارند که لازم نیست در مورد حسابداری مالی چیزی بدانند چرا که نرم‌افزار به جای آن‌ها این کار را انجام می‌دهد. روش‌های زیادی وجود دارد که یک مدیر می‌تواند در زمینه اطلاعاتی که کسبوکار وی نیاز به نگهداری دارد تا بر مبنای آن تصمیمات صحیح بگیرد و گزارش‌هایی که باید تهیه شود اطلاعات کسب کنند. مانند خواندن کتاب، گذراندن کلاس‌های مرتبط با این موضوع و سرچ در اینترنت.
موضوع مورد توجه دیگر نوع کسبوکار شماست که باید متناسب با آن اطلاعات خاصی را نگهداری کنید. برای مثال اگر شما یک تولیدکننده هستید باید در مورد لیست کالا، ادارهٔ بخش‌ها و کارگران اطلاعات کافی داشته باشید یا یک کیلینیک نیاز به برنامه‌ای خاص در زمینه صدور صورت‌حساب مربوط به شرکت‌های بیمه دارد البته ممکن است بسیاری از مدیران این کار را بر عهده مشاوران بگذارند.
با حسابدار و کارکنان خود صحبت کنید
اگر در کسبوکار خود دارای حسابدار یا مشاور هستید بهتر است قبل از هرگونه اقدامی با این افراد متخصص مشورت کنید. اکثر آن‌ها تجربه کار با افراد و مشاغل مشابه شما را داشته‌اند و به‌خوبی نوع کسبوکار شما و نیازهای مرتبط با آن را می‌شناسند در نتیجه قادرند نرم‌افزاری را به شما معرفی کنند که از طریق آن، اطلاعاتی که در حوزه محاسبات مالی شرکت بدان‌ها نیاز دارید به بهترین شکل جمع‌آوری می‌شود.
در فرآیند حسابداری شرکت شما، توجه به بخش IT، تقریبا به اندازه حسابداری اهمیت دارد، چرا که باید امکانات سخت‌افزاری خود را نیز به خوبی بشناسید. بسته نرم‌افزارهای حسابداری از دیتابیس‌های بزرگی استفاده می‌کنند و معمولا شامل چندین دیتاتیبل است که با هم کار می‌کنند بنابراین قبل از هر چیز امکانات سخت‌افزاری خود را بررسی کنید چرا که با افزایش اطلاعات حسابداری که معمولا به سرعت اتفاق می‌افتد، فضای سخت‌افزاری بیشتری برای ذخیره این اطلاعات لازم می‌شود.
در فرآیند حسابداری شرکت شما، توجه به بخش IT، تقریبا به اندازه حسابداری اهمیت دارد، چرا که باید امکانات سخت‌افزاری خود را نیز به خوبی بشناسید. بسته نرم‌افزارهای حسابداری از دیتابیس‌های بزرگی استفاده می‌کنند و معمولا شامل چندین دیتاتیبل است که با هم کار می‌کنند.
قبل از آغاز به خرید باید به چه نکاتی توجه کنید؟
الف) محدودیت‌های بودجه خود را بشناسیدA
نکته کلیدی میزان بودجه شماست. نرم‌افزارهایی مانند QuickBooks، Peachtree و MYOB خیلی هزینه‌بر نیستند اما هرچه بر نرم‌افزارهای حسابداری که ویژهٔ فعالیت‌های صنعتی هستند تمرکز کنید قیمت بالا و بالا‌تر می‌رود، بیشتر آن‌ها با خدمات کمکی مانند نصب، تاسیسات، آموزش و آپدیت همراه هستند، هرچه نرمافزارها از حالت عمومی خارج شده و به فعالیت‌های خاص‌تر اختصاص یابد هزینه آن‌ها نیز بالا‌تر می‌رود و معمولا به پرداخت‌های سالانه برای آپدیت نیاز دارند که باید تمام این هزینه‌ها را به عنوان فاکتوری در اختصاص بودجه‌های خود در نظر بگیرید.
ب) با مشاورانی در حوزه سایر کسب‌و‌کار‌ها و نرمافزارها در تماس باشید
سعی کنید بفهمید افراد دیگر که در صنعت مشابه شما فعالیت دارند از چه راهکارهایی استفاده می‌کنند البته مشخصا به دلیل مسائل رقابلی رسیدن به آن مشکل است اما حداقل از نحوه فعالیت برخی از رقیبان خود مطلع شوید. نشست‌ها و میزگرد‌ها می‌تواند بهترین مکان برای اینگونه گفتگو‌ها باشد همچنین می‌توانید از حسابدار خود در این رابطه سوال کنید چرا که احتمالا برای افرادی دیگر در صنعت شما کار کرده است.
همچنین مشاوران یا خدماتی هستند که می‌توانند باعث شوند گزینه‌های پیش‌روی شما برای انتخاب محدود‌تر شود، FindAccountingSoftware. com سایت مستقلی است که با پر کردن یک پرسشنامه آنلاین مناسب‌ترین برنامه نرم‌افزاری را به شما توصیه‌می‌کند، همچنین سایت‌هایی مانند PC Magazine و CNET می‌توانند مشاوره‌های خوبی در این زمینه ارائه دهند.
ج) لیستی از توقعات خود آماده کنید
پس از اینکه اطلاعات لازم را دریافت کردید لازم است با خود فکر کنید که توقع دارید یک نرم‌افزار حسابداری چه کارهایی برای شما انجام دهد، البته مسلما نمی‌توانید برنامه‌ای بیابید که پاسخگوی تمام خواسته‌های شما باشد، از این رو باید لیست توقعات خود را اولویت‌بندی کنید.
بسیار مهم است که میان اطلاعاتی که از طریق صحبت با اشخاص بدست آورده‌اید با اطلاعات واقعی و نظریه‌های عینی تعادل ایجاد کنید. برخی سایت‌های ارائه‌دهنده نرم‌افزار مانند QuickBooks.com و Cougarmtn. com شامل لیستی از مشخصات و توابع موجود در محصولات خود هستند و همچنین برخی نشریه‌ها و مقالات بی‌طرف را نیز می‌توانید در سایت Inc.com بیابید.
برخی نرمافزارها نسخه‌های ۳۰ روزه در اختیار کاربران قرار میدهند که معمولا کاربران اجازه استفاده از برخی توابع موجود در نرم‌افزار را دارند اما در هر صورت استفاده از آن‌ها باعث می‌شود با کلیت نرم‌افزار آشنا شوید. قبل از اقدام به خرید محصول آن را امتحان کنید. البته چون این نحوه تست کردن نرم‌افزار زمان‌بر است معمولا توصیه می‌شود تنها محصولاتی را امتحان کنید که پس از حذف توسط اطلاعاتی که در مراحل قبل گفته شد برای شما باقی مانده‌اند.
و بالاخره، تصمیم نهایی را بگیرید!
اکنون شما مراحل لازم را طی کرده‌اید، با افرادی داخل و خارج از سازمان خود صحبت کرده‌اید و با ادعای فروشندگان مختلف در مورد نرم‌افزار آن‌ها آشنا شده‌اید، برخی نرمافزارها را تست کرده‌اید یا حداقل شمای کلی آن را مشاهده کرده‌اید، اکنون همه چیز به شما بستگی دارد، به نیازهای آنالیز شده خود اولویت دهید و اطمینان حاصل کنید که گزینه انتخابی شما بیشتر فاکتورهای مهم مورد نظر شما را پوشش می‌دهد و بدانید که بهترین بسته نرم‌افزار حسابداری وجود ندارد ولی مسلما بسته‌ای وجود دارد که برای شما بهترین باشد.