دفاتر قانونی چیست و اهمیت آن ها برای حسابداران

همه چیز درباره تنظیم دفاتر قانونی

تنظیم دفاتر قانونی پلمپ شده شرکت‌هایی که طبق قانون٫ مشمول مالیات تکلیفی هستند الزامی است و بایستی صورت هزینه های سالانه را بر اساس استاندارد های حسابداری در آن درج کرده و در پایان سال مالیاتی در اختیار ممیزان سازمان امور مالیاتی کشور قرار دهند تا طبق قانون مالیات های مستقیم٬ مالیات شخص حقیقی یا حقوقی محاسبه و پرداخت شود.

یکی از کارهای مهم و مستمر حسابداران ثبت اطلاعات مربوط به اسناد حسابداری در دفاتر قانونی است. مطابق با قانون تجارت، حسابداران باید کلیه رویدادهای مالی را پس از ثبت در اسناد حسابداری و تایید آنها توسط مقام مسئول، به دفاتر حسابداری منتقل کند.دقت در صحت و درستی موارد نوشته شده در این دفاتر و اسناد حائز اهمیت است و نباید هیچگونه خطا و اشتباهی در آنها رخ دهد. دفاتر قانونی باید به صورت حرفه ای تنظیم شوند تا احتمال رد آن ها از طرف ماموران مالیاتی کاهش یابد.

در این مقاله به تمام اطلاعاتی که برای تحریر و تنظیم  دفاتر قانونی شرکت/موسسه بر اساس قانون تجارت نیاز دارید و هم چنین نحوه برخورد قانون مالیات های مستقیم با دفاتر قانونی اشخاص حقوقی آشنا می شوید.

اهمیت تنظیم و تحریر و نگهداری دفاتر قانونی

طبق قانون تجارت٬ کلیه فعالان کسب و کار چه حقیقی و چه حقوقی موظف هستند صورت مالی نهایی را در هر سال مالی با رعایت آخرین استاندارد های حسابداری تنظیم و آن را برای محاسبه مالیات تکلیفی در اختیار سازمان امور مالیاتی در استان محل استقرار شرکت/موسسه قرار دهند. دفاتر قانونی به دفاتر روزنامه و کل و مشاغل اطلاق می شود که هر مجموعه اقتصادی که مشمول قانون مالیات مستقیم است بایستی روند مالی خود را در این دفاتر پلمپ شده ثبت کرده و نگهداری کند. حتی پس از صدور برگه تشخیص و پرداخت مالیات و دریافت مفاصا حساب نیز بهتر است دفاتر نگهداری شود.

اگر هزینه های شما در دفاتر٬ برای ممیزان مالیاتی مورد قبول واقع شود و خود اظهاری شما هم به منطبق با اسناد و مدارک قانونی صورت بگیرد و طبق ضوابط باشد٫ دفاتر قبول و در غیر این صورت مشمول مالیات علی الراس هستید. پس باید به تنظیم صحیح دفاتر قانونی توجه کرد و آن را زیر نظر حسابدارن حرفه ای و مجرب مثل کارشناسان شرکت محاسبان تلاشگر خبره انجام داد. هر اشتباهی منجر به خسارت های جبران ناپذیر برای مودی مالیاتی خواهد شد.

دفاتر قانونی صاحبان کسب و کار های مشمول مالیات٬ طبق ماده ششم قانون تجارت شامل: دفتر روزنامه٬ دفتر کل٬ دفتر دارایی و دفتر کپیه است.  طبق ماده ۱۴ قانون تجارت٫ اگر این دفاتر طبق مقررات قانون تجارت تنظیم و تحریر ونگهداری شود٬ بین تجار و امور تجاری سندیت خواهد داشت و در غیر این صورت اعتباری ندارد (علیه صاحب آن معتبر خواهد بود).

انواع دفاتر قانونی

دفتر روزنامه

دفتر کل

دفتر روزنامه

دفتر روزنامه دفتری است که اشخاص حقیقی یا حقوقی کلیه معاملات و سایر رویدادهای مالی و محاسباتی خود را با رعایت اصول و موازین و استاندارهای پذیرفته شده حسابداری و به ترتیب تاریخ وقوع در آن ثبت نمایید.

دفتر روزنامه دارای ستون هایی برای درج شماره سند حسابداری، تاریخ، شرح، مبلغ بدهکار و بستانکار هر رویداد مالی است. در ستون شرح، نام حسابی که بدهکار یا بستانکار شده به همراه شرح مختصری از رویداد مالی درج می شود. کلیه اسناد حسابداری، به ترتیت تاریخ در دفتر روزنامه وارد می شوند.

دفتر کل

دفتر کل دفتری است که عملیات ثبت شده در دفتر یا دفاتر روزنامه بر حسب سرفصل یا کدگذاری حساب ها در صفحات مخصوص آن به صورت خلاصه ثبت می شود و به ترتیبی که حساب سود و زیان و ترازنامه از آن امکان پذیر باشد.

تمامی اطلاعات دفتر روزنامه، باید در دفتر کل ثبت شود. در دفتر کل، برای هر حساب، یک صفحه جداگانه در نظر گرفته می شود و تمام اقلام بدهکار و بستانکار هر حساب در صفحه مربوط به خودش نوشته می شود. بنابراین دفتر کل، دفتری است که حساب های یک موسسه به تفکیک در آن نگهداری می شود.

کلیه معاملات ثبت شده در دفتر روزنامه باید در هر ماه و یا نهایتا تا پانزدهم ماه بعدی به دفتر کل منتقل شود.

دفتر کل شامل ستون های شماره سند، تاریخ، شرح، بدهکار، بستانکار و مانده است.

شیوه تنظیم و نگهداری دفاتر قانونی چگونه  است؟

مودیان مالیاتی بایستی دفتر روزنامه و کل خود را نگهداری و اطلاعات معاملات و هر  رویداد مالی و محاسباتی را در آن به قید تاریخ وقوع٬ درج کنند . هر نوع درآمد و هزینه و فروش دارایی های قابل استهلاک طبق مقررات بایستی  ثبت شده حتی اگر طبق ماده یازده آیین نامه تحریر دفاتر قانونی٬ از روش های الکترونیکی برای ثبت استقاده شده است.

توجه داشته باشید که هر نوع اشتباه حسابداری که در تنظیم  صورت های مالی شرکت/موسسه رخ دهد و طبق استانداردهای حسابداری در دفاتر همان سال مالیاتی اصلاح و مستندات ضمیمه شود٬ به اعتبار دفتر٬ خدشه ای وارد نخواهد کرد.

طبق ماده ۱۱ قانون تجارت٬ کلیه مودیان مشمول مالیات تکلیفی موظف هستند تا همه یا بخشی از درآمد و هزینه های مشابه روزانه خود را تحت یک شماره ردیف در دفاتر ثبت کنند. مگر این که در ستون شرح دفتر٬ نوع و تعداد آن را قید و مستند به مدارک الحاقی کنند. اگر اقلام درآمدی و هزینه ای و خرید و فروش و درامد و خرید و فروش دارایی قابل استهلاک هم مستند به مدارک باشد٬ پس از ثبت موارد در دفاتر مشاغل٫ مستندات به ترتیب شماره ردیف دفتر نگهداری شود. به گونه ای که ممیزان مالیاتی بتوانند آن ها را بررسی و راستی آزمایی کرده و مورد قبول آن ها واقع شود.

نکته ای که باید در تنظیم و نگهداری دفاتر قانونی رعایت کنید به  این شرح است:

• اگر دفاتر روزنامه و دفاتر کل نگهداری شود٬ کلیه معاملات و رویداد های مالی و محاسباتی مربوطه باید در همان روز وقوع٬ حسب مورد ثبت شود.
• در موراد نگهداری دفاتر مشاغل٬ درآمد ها و هزینه ها و خرید و فروش دارایی های قابل استهلاک باید در همان روز وقوع٬ حسب مورد ثبت شود.
• طبق تبصره های قانون تجارت٬ تاریخ درج شده در مدارک یا فاکتور خرید و فروش شرکت /موسسه٬ ملاک قطعی تاخیر شناخته نمی شود. اگر انجام این اعمال با توجه به روش و رفتار سازمانی و اتوماسیون شرکت /موسسه نیاز به انجام تشریفات اداری است٫ فاصله ایجاد شده بین تاریخ فاکتور و ثبت دفتری آن٬ تاخیر تلقی نخواهد شد و از نظر دارایی٫ قابل قبول است.
• تاخیر در تحریر عملیات در صورتی که به قصد سوء استفاده نباشد٬ تا ۱۵ روز به تشخیص اداره مالیاتی قابل قبول بوده و بیش از پانزده روز نیز به تشخیص هیات ۳ نفری که موضوع بند ۳ ماده ۹۷ قانون مالیات های مستقیم است٬ خللی در قانونی بودن دفاتر وارد نمی کند.
• اگر شرکت یا موسسه شما تازه تاسیس شده است٬ تاخیر در ثبت دفتری هزینه ها تا ۳۰ روز از زمان ثبت شرکت مجاز است.
• طبق ماده ۱۴ قانون تجارت٬ کلیه عملیات ثبت شده در دفاتر روزنامه هر ماه باید نهایتا تا پانزدهم ماه بعد به دفتر کل منتقل شود.
• طبق ماده ۱۵ قانون تجارت٬ شرکت/موسسه ای که دارای شعب در سطح کشور هستند با نظر به روش حسابداری خود٬ خلاصه عملیات شعب را اگر دارای دفاتر پلمپ شده هستند٬ سالی یک بار تا قبل از بستن حساب ها در دفاتر مرکز ثبت کنند.
• طبق ماده ۱۶ قانون تجارت٬ تاخیر امضا و پلمپ دفاتر مشروط به این که تا تاریخ امضا و پلمپ٬ هیچ عمل مالی و پولی صورت نگرفته باشد به اعتبار دفاتر خللی وارد نمی کند.
• مودیان مالیاتی بایستی دستورالعمل کار با نرم افزار های مالی خود را در اختیار ماموران رسیدگی کننده مالیات جهت صدور برگه تشخیص قرار داده و مودیانی که از سیستم های الکترونیکی استفاده می کنند بایستی هر ۹۰ روز یک بار٬ خلاصه عملیات را حداکثر ۱۰ روز پس از پایان سه ماه به سازمان مالیاتی تسلیم  کنند.
• مودیان مالیاتی مکلف هستند که خلاصه عملیات داده شده به ماشین های الکترونیکی را هر  یک از سه ماهه اول تا سه ماهه سوم هر سال مالی را حداکثر ظرف ۳۰ روز پس از پایان سه ماهه سوم٬ به تسلیم اداره امور مالیاتی کرده و برای سه ماهه چهارم نیز تا تاریخ انقضا مهلت تسلیم اظهارنامه فرصت دارند.

آن چه در تنظیم دفاتر قانونی باید رعایت کنید

• این دفاتر در ابتدای امر قبل از اینکه چیزی در آنها ثبت شود باید توسط مامور اداره مالیات یا ثبت اسناد تایید ، امضا و پلمپ بشود .
• تحریر دفاتر قانونی با مداد یا هر ابزاری که به سهولت قابل محو شدن باشد٬ ممنوع بوده و موجب رد شدن دفاتر قانونی خواهد شد.
• برای ثبت رویدادهای مالی هر سال مالی٬ باید از دفاتر همان سال مالی استفاده کرد و به هیچ وجه رویدادهای ۲ سال متوالی در یک دفتر ممنوع است.
• دفاتر بایستی دستی نوشته شود نه رایانه ای.
• اگر در شرکت شما از نرم افزار مالی استفاده نمی شود٬ رویداد هر روز باید در همان روز به ترتیب وقوع قید شود.
• اگر دفاتر قانونی از پلمپ خارج شود٫ موجب رد دفاتر قانونی است.
• اگر یک یا چند برگ شماره گذاری شده دفاتر قانونی٬ کسر شود٬ موجب رد دفاتر قانونی خواهد بود.
• اگر یک یا چند رویداد در دفاتر ثبت نشود و توسط ماموریت دارایی احراز شود٬ موجب رد دفاتر خواهد بود.
• باید توجه داشت که هیچ قسمت از نوشته در حاشیه قید نشود، زیرا موجب رد دفاتر می گردد.
• به هیچ وجه تمام یا قسمتی از یک فعالیت بین سطر ها درج نشود٬ دفاتر رد می شود.
• پاک کردن بخشی از دفاتر به منظور سو‌‌ٔء استفاده٬ باعث رد دفاتر می شود.
• اگر بخشی از دفاتر با جای سفید غیر معقول مواجه شود که مصداق سوء استفاده باشد٬ موجبات رد دفاتر قانونی را فراهم می کند. اما سفید بودن برای ثبت تراز افتتاحی٬ موجب رد دفاتر نمی شود. هم چنین سفید ماندن ذیل صفحات دفتر٬ در آخر هر روز یا هفته یا هر ماه به شرطی که اسناد دارای شماره ردیف باشند و قسمت سفید مانده٬ با خط بسته شود٬ موجب رد دفاتر نمی شود.
• اگر حساب های نقدی و بانکی شما بستانکار شود٫ موجب رد دفاتر قانونی خواهد بود.
• اگر تاخیر تحریر دفاتر روزنامه و کل بیش از حد مجاز باشد٬ موجب رد دفاتر می شود.
• اگر رویداد های مالی به ترتیب وقوع به صورت اشتباه درج شود و در دفاتر همان سال مالی اصلاح نشود٬ موجب رد دفاتر خواهد بود.
• عدم تسلیم یک یا چند دفتر قانونی شرکت حتی اگر سفید باشد٬ موجب رد دفاتر خواهد بود.
• عدم انطباق مندرجات دفاتر قانونی شرکت با اطلاعات موجود در اتوماسیون مالی شرکت٬ موجب رد فاتر قانونی شرکت خواهد شد.
• ثبت کلیه هزینه ها و درآمد های غیر واقعی در دفاتر به شرط احراز آن موجب رد دفاتر قانونی از سوی ماموران اداره مالیاتی خواهد بود.
• برای شرکت هایی که تازه تاسیس شده اند اگر ثبت دفاتر قانونی تا ۳۰ روز بعد از تاریخ تاسیس به تاخیر بیفتد اشکال قانونی ندارد .

پس از صدور سند کل٫ می توان گزارش دفاتر قانونی را استخراج کرد و بر  اساس ان٬ دفتر روزنامه تحریر شود. برای  این منظور از نرم افزرهای حسابداری٬ این سند را استخراج کنید. لازمه تهیه گزارشات قانونی دفاتر روزنامه و دفتر کل٫ سند کل است. سند کل٬ یک سند فرضی بوده که اطلاعات چند سند حسابداری برای یک بازه زمانی مشخص را تجمیع می کند و در فهرست اسناد حسابداری شرکت قابل مشاهده نخواهد بود.

شرکت مانا تجارت مدبر با همکاری کارکنان مجرب خود به ارائه خدمات مالی و مالیاتی شامل: تهیه و تنظیم اظهارنامه مالیاتی، ارزش افزوده،تنظیم گزارشات فصلی، انجام حسابداری شرکت های بازرگانی، پیمانکاری، خدماتی، تولیدی، نوشتن دفاتر قانونی و… می پردازد. جهت کسب اطلاعات بیشتر با شماره ۰۲۱۸۸۱۷۵۴۰۱ تماس حاصل فرمایید.

منابع: http://mohasebankhebreh.com

http://www.parmisit.com